3.1. Информационное обеспечение системы управления персоналом

Основные функции процесса управления персоналом, выполняемые на различных иерархических уровнях системы управления организацией, сводятся к выработке и обоснованию управленческих решений, контролю за их выполнением.

Поэтому управление персоналом представляет собой информационный процесс, включающий получение, анализ и обработку, хранение, использование, наращивание информации.

Информационное обеспечение службы управления персоналом – это совокупность реализованных решений, касающихся объема, размещения и форм организации информации, обращающейся в службе управления персоналом при ее функционировании. Оно включает в себя:

- оперативную информацию,

- нормативно-справочную информацию,

- классификаторы технико-экономической информации,

- системы документации унифицированные и специальные.

При проектировании и разработке информационного обеспечения системы управления наиболее актуальным является установление состава и структуры информации, необходимой для достижения целей подразделения и выработки управленческих решений.

Для этого информация должна быть:

- комплексной – отражать все стороны деятельности службы (социально-психологическую, организационную, техническую и экономическую);

- оперативной – получение информации должно протекать одновременно с процессом, происходящим в системе, соответствовать возникающим потребностям в точных сведениях;

- систематичной – непрерывное поступление информации;

- достоверной – информация должна соответствовать фактически происходящим процессам и основываться на проведенных замерах или расчетах, анализе.

Знания (Knowledge) – это необходимая людям информация, используемая ими по определенным правилам и в соответствии с определенными процедурами и с учетом отношения (понимания, одобрения, игнорирования, согласия, отрицания и проч.) людей к этой информации.

Корпоративные знания можно ориентировочно разделить на несколько категорий:

- знание бизнес-процессов компании. В эту категорию можно отнести не только производственно-технологическую информацию, но и соответствующую сопроводительную, справочную, финансовую, юридическую документацию, навыки и опыт персонала;

- знание корпоративной культуры. Здесь подразумеваются корпоративные стандарты взаимодействия персонала с клиентами компании в различных ситуациях (правила, процедуры), а также на принципах межличностных коммуникаций между сотрудниками. Кроме того, всегда существуют неписаные правила, незнание которых может сильно мешать успешному старту новичков компании;

- знания о внешней среде компании. В эту категорию входят сведения о состоянии дел в сегментах рынка, на которых присутствует компания в данный момент, ситуации в перспективных рыночных нишах, а также в сегментах рынка, которые могут косвенно повлиять на бизнес компании. Кроме того это знания о конкурентах и их действиях, особенностях их клиентов, законодательной среде, политических изменениях в различных регионах мира, которые постоянно влияют на специфику ведения бизнеса;

- навыки применения информационных технологий. Сведения об информационных технологиях, необходимых сотруднику для получения новых для себя знаний;

- личные знания сотрудников. Такие знания содержат не только ряд компетенций, на основании которых сотрудник занимает соответствующую должность и использует непосредственно в своей работе, но и информацию, которую сотрудник не обязан применять лично, но которая может прямо или косвенно помочь коллегам в выполнении их непосредственных задач.

Конечно, корпоративные знания – это большой и сложный комплекс информации, включающий немало факторов его проявления, которые тесно переплетаются между собой. Тем не менее, возможности управления знанием существуют. В общем, управление знаниями, или knowledge management, можно определить как создание и управление ценными знаниями (интеллектуальными активами) компании.

Управление знаниями (Knowledge Management) – это процесс создания условий для выявления, сохранения и эффективного использования информации в сообществе. Управление знаниями предоставляет много возможностей для реального повышения эффективности деятельности организации. В настоящий момент оно является одним из самых перспективных и бурно развивающихся направлений менеджмента как науки и практики.

Историческими причинами возникновения научного направления управления знаниями, на наш взгляд, являются:

- глобализация и обострение конкуренции, побуждающие корпорации искать конкурентные преимущества;

- быстрое развитие и внедрение информационных технологий;

- повышение общего технологического уровня производства.

Процесс управления корпоративными знаниями должен включать следующие этапы:

1. Аудит имеющегося уровня управления знаниями.

2. Разработка схем и форм обмена знаниями между сотрудниками в процессе межличностных коммуникаций.

3. Постоянное применение разнообразных форм обучения персонала для приобретения новых знаний.

4. Внедрение специальных информационных технологий для управления знаниями.

5. Разработка системы мотиваций приобретения знаний и обмена ими.

6. Организационные изменения в компании.

Важнейшей задачей руководства компаний в настоящее время является построение баз знаний. Поскольку знания компании распределены среди ее сотрудников, то база знаний компании должна представлять собой сумму баз знаний каждого сотрудника, объединенных в единую сеть.

Результатом внедрения системы управления корпоративными знаниями должно стать повышение скорости и качества бизнес-решений, увеличение объема ценных знаний, которые сохраняются в компании, несмотря на различные миграции персонала.

В современном обществе невозможно эффективное использование знаний без соответствующего информационно-технического обеспечения. Информационные технологии необходимы для накопления знаний компании, которые можно структурировать, формализовать, каталогизировать, тиражировать.

Выделим основные требования к комплексу технических средств службы управления персоналом:

1. Программная, информационная, техническая совместимость входящих в него средств.

2. Адаптивность к условиям функционирования службы управления персоналом.

3. Возможности расширения с целью подключения новых технических средств и пользователей.

При выборе оборудования необходимо учитывать:

1. Назначение и состав комплектов оборудования.

2. Производительность оборудования.

3. Надежность и безотказность работы.

4. Совместимость работы оборудования различных типов, в т.ч. персональных компьютеров.

5. Стоимость оборудования.

6. Состав и численность обслуживающего персонала.

7. Площадь, требуемая для размещения оборудования.

В идеале автоматизированная программа управления персоналом должна решать следующие задачи:

- аттестация персонала, включая методики тестирования с полной психодиагностикой;

- хранение профессиональной истории каждого сотрудника, многовариантный подбор кандидатов на вакантные места;

- ранжированное формирование кадрового резерва, оценка управленческого потенциала сотрудников;

- систематическое кадровое планирование с возможностью перераспределения ресурсов, что позволяет избежать дополнительного набора сотрудников;

- выявление с помощью информационных систем негативных тенденций в компании;

- оценка затрат на обучение, развитие персонала;

- диагностика мотивации, разработка мотивационных механизмов повышения заинтересованности сотрудников;

- создание современных систем подбора и отбора персонала;

- оптимизация расстановки кадров;

- проектирование новой штатной структуры компании;

- анализ количественных и качественных параметров персонала компании.