4.1. Документационный менеджмент и управление деятельностью современной организации

В современном мире производственные процессы и задачи управления требуют постоянной обработки поступающей информации и создания множества документов, как по статусу самого предприятия, так и по организации его производственно-хозяйственной деятельности.

Проблемы документирования деятельности организаций актуализируется стремительным развитием новых информационных технологий, ускоренной информатизацией общества.

Значение документационного обеспечения управления (ДОУ) как одной из важнейших сфер управленческой деятельности определяется рядом факторов, и прежде всего его универсальностью. Основу информационной среды любого предприятия, организации или учреждения составляют документы, созданные как «традиционным» рукописным, машинописным, типографским способом, так и полученные с использованием компьютерных технологий.

Трудно представить какой-либо вид деятельности менеджера, не связанный с получением, хранением или обработкой информации. Большую часть рабочего времени менеджеры тратят на коммуникации, сопряженные с обработкой информации. Деятельность по обработке информации исторически получила название «делопроизводство».

Для делопроизводства важна деятельность по созданию, учету, систематизации и хранению документов для ускорения их поиска и исполнения. От того, как руководитель правильно и рационально организует делопроизводство на предприятии, зависит сохранность документов, а также эффективное использование документной информации.

Технология документирования в системе управления любой организации неизбежно требует создания различных видов управленческих документов, без которых невозможно эффективно решать задачи планирования, финансирования, кредитования, бухгалтерского учета и отчетности, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности. Управление документацией предприятия – составляющая документационного обеспечения управления. Управление документами предприятия иначе можно назвать как документационный менеджмент.

Другой составляющей ДОО является документирование управленческой деятельности. Понятие «технология» используется в производстве и определяется как система взаимосвязанных способов обработки материалов и приемов изготовления продукции в производственном процессе. Управленческая деятельность в любой организации основана на переработке информации и производстве новой информации, что позволяет говорить о наличии технологии преобразования исходных данных в результатную информацию.

Сущность управления документацией предприятия заключается в создании и поддержании условий, обеспечивающих своевременную, полную и качественную обработку документированной информации в соответствии с потребностями предприятия.

Делопроизводственное обеспечение системы управления персоналом организации представляет собой обеспечение кадровых служб всеми документами, составленными в соответствии с требованиями утвержденных стандартов и инструкций, создание и направление документов структурным подразделениям компаний и прочим субъектам за пределами организации.

Основными делопроизводственными функциями системы управления персоналом являются:

- своевременная обработка поступающей и передаваемой документации;

- доведение документации до соответствующих исполнителей в системы управления персоналом;

- печать документов по кадровым вопросам;

- регистрация, учет и хранение документов по персоналу;

- формирование дел в соответствии с номенклатурой, утвержденной для данной организации;

- копирование и размножение документов по кадровым вопросам;

- контроль за исполнением документов;

- передача документации по горизонтальным и вертикальным связям.

Как правило, ответственность за делопроизводство возлагается на одного из работников кадровой службы. Требования к оформлению документов базируются на государственных стандартах унифицированных систем документации.

В подсистеме управления персоналом, как и в системе управления всей организацией, внедрены и ведутся следующие унифицированные системы документации:

- плановая (плановые задания по кадровым вопросам и т.д.);

- первичная учетная (по учету труда и заработной платы, прочие);

- отчетно-статистическая (по численности, балансу, зарплате, производительности труда и т.д.);

- по социальному обеспечению (по пенсиям, пособиям, льготам, социальному страхованию);

- организационно-распорядительная (акты, письма, прочие).

В соответствии с выполняемыми функциями кадровая служба может вести следующие кадровые документы:

- личные дела,

- личные карточки,

- трудовые книжки,

- проекты приказов по кадровым вопросам,

- план (отчет) по подготовке и повышению квалификации персонала,

- справки о состоянии трудовой дисциплины,

- данные о текучести кадров,

- прочее.

Особое внимание уделяется контролю за исполнением кадровых документов, который осуществляет руководитель службы управления персоналом.

Документационное обеспечение подразумевает организацию работы с документами, обращающимися в системе управления персоналом. Основой документационного обеспечения системы управления персоналом является делопроизводство – полный цикл обработки и движения документов с момента их создания работниками кадровой службы (или получения ими) до завершения исполнения и передачи в другие подразделения.

Основные функции по документационному обеспечению:

1. Своевременная обработка поступающей и передаваемой документации.

2. Доведение документации до соответствующих работников службы управления персоналом для исполнения.

3. Печатание документов по кадровым вопросам.

4. Регистрация, учет и хранение документов по персоналу.

5. Формирование дел в соответствии с номенклатурой, утвержденной для данной организации.

6. Копирование и размножение документов по кадровым вопросам.

7. Контроль за исполнением документов.

8. Передача документации по вертикальным и горизонтальным связям.

Делопроизводство по форме организации работ может быть:

1. Централизованным – если оно осуществляется в одном подразделении (канцелярия, общий отдел, секретариат).

2. Децентрализованным – если оно рассредоточено по различным подразделениям.

3. Смешанным – если часть наиболее важных, общих для всей организации работ осуществляется в одном подразделении, а остальная часть - в других подразделениях. В этом случае ответственность за делопроизводство может быть возложена на секретаря (секретаря-референта), референта руководителя кадровой службы либо назначается ответственное лицо из числа ее работников.

Требования к оформлению документов основываются на государственных стандартах унифицированных систем документации.

В подсистеме управления персоналом, как и во всей системе управления организацией, ведутся следующие унифицированные системы документации:

1. Плановая документация (плановые задания по кадровым вопросам, заявки на молодых специалистов, наряды, плановые расчеты по численности персонала, по оплате труда).

2. Первичная учетная (по учету труда и заработной платы).

3. Отчетно-статистическая (по численности, по балансу рабочего времени, по заработной плате, по производительности труда, по высвобождению работников).

4. По социальному обеспечению (по пенсиям, пособиям, социальному страхованию, льготам).

5. Организационно-распорядительная документация (акты, письма, докладные записки, заявления, инструкции, анкеты, объяснительные записки, положения, правила, представления, приказы, протоколы, распоряжения, решения, устав).

Каждое подразделение службы управления персоналом самостоятельно разрабатывает, оформляет, исполняет документацию, которая соответствует его функциональному назначению.

Например, отдел кадров ведет:

- личные дела работников организации (личный листок по учету кадров, анкеты, автобиографии, копии документов об образовании);

- личные карточки Т-2;

- трудовые книжки;

- трудовые договоры (контракты);

- пенсионные дела.

Кроме того, служба кадров организации может издавать:

- проекты приказов по кадровым вопросам (личному составу);

- сведения о текучести кадров;

- графики отпусков;

- планы по численности с разбивкой по подразделениям;

- штатное расписание;

- табель учета рабочего времени;

- предложения по формированию кадрового резерва;

- планы и графики прохождения курсов переподготовки, аттестации;

- заявки на молодых специалистов, прочие документы.