4.4. Систематизация документов внутри организации

Составление номенклатуры дел

Систематизация дел в организации – важнейшая составная часть делопроизводства, в которой основная роль отведена номенклатуре дел. Организация текущего и архивного хранения невозможна без номенклатуры дел предприятия.

Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

В соответствии с ГСДОУ различают три вида номенклатуры дел: типовую, примерную и собственно номенклатуру дел предприятия.

Типовая номенклатура дел составляется для однородных по характеру деятельности и структуре предприятий. Она устанавливает типовой состав дел с единой системой индексации в отрасли и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел для предприятий, однородных по характеру деятельности, но разных по структуре, с указанием их индекса и носит рекомендательный характер.

Посредством номенклатуры дел предприятия обеспечиваются:

- распределение документов между делами;

- систематизация дел;

- определение сроков хранения дел и документов в составе соответствующих дел;

- поиск дел и документов в составе соответствующих дел.

Кроме того, на основе номенклатуры дел осуществляется построение информационно-поисковой системы (далее - ИПС) по документам предприятия, а также составление описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и учет дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Оформление номенклатуры дел предприятия осуществляется на основании номенклатур дел структурных подразделений, в которых, помимо службы ДОУ, осуществляется работа с документами.

Проект номенклатуры дел структурного подразделения составляется ответственным за ведение делопроизводства. Проект согласовывается и подписывается руководителем данного структурного подразделения и представляется в службу ДОУ не позднее, чем за месяц до начала следующего календарного года.

Названия разделов должны располагаться в номенклатуре дел предприятия в соответствии с его фактической организационной структурой. В свою очередь, содержание каждого раздела номенклатуры образуют заголовки дел, включенных в номенклатуры соответствующих структурных подразделений предприятия.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел предприятия определяется степенью важности документов. При этом в начале номенклатуры, как правило, располагаются заголовки дел, содержащих организационно - распорядительную документацию предприятия.

Графы номенклатуры дел: первая – индекс дела, вторая – заголовок дела (тома), третья – количество дел (томов), четвертая – срок хранения дела (тома) и статьи по перечню, пятая – примечание.

Номенклатура дел организации подлежит ежегодному уточнению. В случае существенных структурных или функциональных изменений на предприятии номенклатура дел подлежит (как правило, в течение месяца с момента выявления таких изменений) пересоставлению и повторному согласованию.

Номенклатура дел уточняется в конце каждого года, перепечатывается и вновь утверждается руководителем организации. Уточненная Номенклатура дел вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Оформление и ведение дел

В соответствии с номенклатурой дела передаются на архивное хранение.

Все документы по срокам хранения делятся на три группы:

- с кратким (до трех лет) сроком хранения и подлежащие уничтожению;

- со средним сроком хранения (до 10 лет);

- с длительным сроком хранения (свыше 10 лет).

Отбор документов на хранение и уничтожение производится по результатам экспертизы их ценности Экспертной комиссией предприятия, назначаемой приказом руководителя.

Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Общие требования к формированию дел (исполненные документы, одного календарного года, раздельно с разными сроками хранения, по 250 л. в деле и др.). Дело - совокупность документов, относящихся к одному вопросу или направлению деятельности предприятия, помещенных в отдельную обложку. Кроме того, дело – папка с документами, имеющая на лицевой стороне регистрационный номер, название, указание на принадлежность, год начала комплектования и срок хранения содержащихся в ней документов.

Оперативное хранение документов

Документы в организации группируются по срокам хранения: 3года, 5 лет, 10 лет, 25 лет, 75 лет, постоянного срока хранения. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел (Приложение №1).

Оформление дела – подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами. Комплекс работ по подготовке дел в архив включает: подшивку, нумерацию листов, составление заверительной надписи, составление внутренней описи, внесение уточнение в реквизиты обложки дела.

Подготовка документов к передаче в архив включает:

- проведение экспертизы ценности документов;

- формирование и оформление дел;

- составление описей дел;

- составление актов о выделении документов и дел, не представляющих практической или научно-исторической ценности, к уничтожению.

Экспертиза ценности заключается в ежегодном отборе документов на архивное хранение или определение сроков их хранения на основе установленных критериев отбора (сроков хранения). Для организации экспертизы ценности документов на предприятии создается экспертная комиссия, функционирующая в соответствии с положением, утверждаемым руководителем предприятия.