ГЛОССАРИЙ

АНАЛИЗ ВНЕШНЕЙ СРЕДЫ — процесс стратегического планирования, предназначенный для контроля факторов, внешних по отношению к организации, с целью определения возможностей и опасностей.

АНАЛИЗ СОДЕРЖАНИЯ РАБОТЫ — определение задач, которые должны быть выполнены, а также индивидуально-социальные характеристики такой работы для обеспечения более эффективного и целесообразного найма работников.

АРХИВНЫЙ ДОКУМЕНТ – документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества и равно имеющий ценность для собственника.

БЛАНК ДОКУМЕНТА – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

БЮДЖЕТ — план, отражающий ожидаемые результаты и распределяемые ресурсы в количественной форме. Служит в качестве контрольного эталона.

ВЕРТИКАЛЬНОЕ РАЗДЕЛЕНИЕ ТРУДА — разделение и координации усилий и выполнения составляющих работу компонентов (управление и производство). Вертикальное разделение труда создает уровни управления.

ВЛАСТЬ — возможность действовать или способность воздействовать на ситуацию или поведение других людей.

ВЛАСТЬ В ОРГАНИЗАЦИИ — ограниченное право использовать ресурсы организации и направлять усилия части людей в организации на выполнение заданий.

ВЛИЯНИЕ — поведение какого-либо человека, которое изменяет отношение и чувства к нему других людей.

ВНЕШНИЕ ПООЩРЕНИЯ — сюда относится все, что в рамках мотивации имеет какую-либо ценность для сотрудников организации и может быть предложено им в качестве стимула к работе. Наиболее типичными примерами такого рода поощрений являются: заработная плата, социальные блага, престижное помещение для работы и т.п.

ВНУТРЕННЕЕ ВОЗНАГРАЖДЕНИЕ — ценности, приписываемые человеком процессу совершения работы, например, удовлетворение от достижения поставленных целей. Внутренние вознаграждения удовлетворяют потребности высшего порядка.

ВОЗНАГРАЖДЕНИЕ — в рамках теории мотивации — это все, что человеку может казаться ценным.

ГОРИЗОНТАЛЬНОЕ РАСПРЕДЕЛЕНИЕ ТРУДА— разделение работы в организации на составляющие компоненты.

ГРУППА — два лица или более, которые взаимодействуют друг с другом таким образом, что каждое лицо влияет на другого (других) и испытывает на себе его влияние.

ДЕЛЕГИРОВАНИЕ — передача задач и прав получателю, который принимает на себя ответственность за них.

ДЕМОКРАТИЧЕСКИЙ РУКОВОДИТЕЛЬ — руководитель, который старается не навязывать свою волю подчиненным и исходит из предпосылки, что люди мотивированы потребностями высшего уровня. Сам он мотивирует своих подчиненных, создавая климат, где люди мотивируют себя сами.

ДЕРЕВО РЕШЕНИЙ — схематическое представление сложного процесса принятия решения по какой-либо задаче.

ДОЛЖНОСТНЫЕ ИНСТРУКЦИИ — краткое изложение основных задач, требующихся навыков и полномочий различных должностей в организации.

ДОКУМЕНТ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ – запись информации на различных носителях по установленным правилам.

ДОКУМЕНТООБОРОТ – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ЛЬГОТЫ — виды компенсации сверх заработной платы, включающие оплату больничных, медицинское страхование и т.п. Их также называют дополнительными выплатами.

ЕДИНОНАЧАЛИЕ — принцип построения организации, согласно которому подчиненный должен принимать полномочия только от одного начальника и быть ответственным только перед ним.

ИНТЕГРАЦИЯ — процесс объединения усилий различных подсистем (подразделений) для достижения целей организации.

КАЧЕСТВО ТРУДОВОЙ ЖИЗНИ — степень удовлетворения важных личных потребностей через деятельность в трудовой организации.

КВАЛИФИКАЦИОННАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА — краткое изложение основных задач, навыков и умений, прав и обязанностей, предъявляемых к различным специальностям в организации.

КЛАССИФИКАЦИЯ - систематическая идентификация и упорядочение деловой деятельности и (или) документов по категориям в соответствии с логически структурированными условиями, методами и процедурными правилами, представленными в классификационной системе.

КОММУНИКАЦИЯ, ОБЩЕНИЕ — обмен информацией и смыслом информации между двумя и более людьми.

КОМПЕНСАЦИЯ — денежное вознаграждение, выплачиваемое организацией своим сотрудникам за выполненную ими работу.

КОМПЕТЕНЦИЯ - базовое качество индивидуума, имеющее причинное отношение к эффективному и/или наилучшему на основе критериев исполнению в работе или в других социальных ситуациях.

КОНТРОЛЬ — процесс, обеспечивающий достижение организацией поставленных целей.

КОНТРОЛЬ ДЕЙСТВИЙ - процесс отслеживания сроков совершения действий, а также процесс установления связи этих отдельных действий с деловой деятельностью в целом.

КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ – совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

КОНФЛИКТ — несогласие между двумя или более сторонами (лицами или группами), когда каждая сторона старается сделать так, чтобы были приняты именно ее взгляды или цели и помешать другой стороне сделать то же самое.

ЛИБЕРАЛЬНЫЙ РУКОВОДИТЕЛЬ — руководитель, который дает своим подчиненным почти полную свободу в выборе рабочих задач и контроля за своей работой.

ЛИДЕР ОРГАНИЗАЦИИ — человек, эффективно осуществляющий формальное и неформальное руководство и лидерство.

ЛИЧНОЕ ДЕЛО – дело, включающее документы о каком-либо лице (о его биографии, образовании, трудовой или общественной деятельности).

МЕТОД ЭКСПЕРТНЫХ ОЦЕНОК — метод прогнозирования, основанный на достижении согласия группой экспертов.

МИССИЯ — в планировании основная общая цель или задача организации.

МОТИВАЦИЯ — процесс стимулирования самого себя и других на деятельность, направленную на достижение индивидуальных и общих целей организации.

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

ОБУЧЕНИЕ НОРМАМ ЭТИКИ — процесс формирования в среде рядовых работников и руководителей представления об этике ведения дела.

ОБЪЕМ УПРАВЛЕНИЯ — число людей, находящихся в непосредственном подчинении руководителя.

ОРГАНИЗАЦИОННАЯ СТРУКТУРА — логические соотношения уровней управления и функциональных областей, организованные таким образом, чтобы обеспечить эффективное достижение целей.

ОРГАНИЗАЦИОННОЕ ЛИДЕРСТВО — способность оказывать влияние на отдельных людей и группы в их деятельности для достижения целей организации.

ОТВЕТСТВЕННОСТЬ — обязательство выполнять задания и обеспечивать их удовлетворительное завершение.

ОТЧЕТНОСТЬ - принцип, в соответствии с которым частные лица, организации и общество ответственны за свои действия.

ОЦЕНКА ДЕЯТЕЛЬНОСТИ — формальная процедура оценки работы сотрудника в основном путем сбора информации о выполнении поставленных задач.

ПЛАНИРОВАНИЕ — процесс выбора целей и решений, необходимых для их достижения.

ПОКАЗАТЕЛЬ РЕЗУЛЬТАТИВНОСТИ — специальный показатель, характеризующий уровень достижений на пути реализации поставленных целей. Используется в процессе контроля.

ПЛАНИРОВАНИЕ ТРУДОВЫХ РЕСУРСОВ — применение методов планирования кадров и рабочей силы. Три этапа этого планирования предусматривают оценку наличных трудовых ресурсов, оценку будущих потребностей и разработку программы для удовлетворения этих потребностей.

ПОВЕДЕНИЕ, ОРИЕНТИРОВАННОЕ НА КОНТРОЛЬ — стремление служащих вкладывать больше усилий в те области деятельности, которые контролируются и проверяются руководством, и пренебрегать деятельностью в тех областях, которые объектом пристального контроля не являются.

ПОДРАЗДЕЛЕНИЕ — формальная группа в организации, отвечающая за выполнение конкретного набора задач для организации в целом.

ПОЛИТИКА — общие ориентиры для действий и принятия решений, которые облегчают достижение целей.

ПОЛНОМОЧИЯ — ограниченное право использовать ресурсы организации и направлять усилия ее сотрудников на выполнение заданий.

ПРАВИЛА — точное определение того, что следует делать в конкретной уникальной ситуации.

ПРЕДВАРИТЕЛЬНЫЙ КОНТРОЛЬ — фаза процедуры контроля, осуществляемая до начала собственно работы. На этой фазе происходит оценка планов, разработка процедур и правил работы, а также составление должностных инструкций в письменной форме.

ПРЕДПРИИМЧИВЫЙ РУКОВОДИТЕЛЬ — менеджер, который изыскивает возможности и идет на преднамеренный риск, осуществляя изменения и вводя усовершенствования на своем предприятии.

ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬ — человек, который идет на риск при создании новой организации или при внедрении новой идеи, продукта или услуги.

ПРИНЦИП СООТВЕТСТВИЯ — принцип, согласно которому руководство должно делегировать индивиду достаточно полномочий, чтобы он был в состоянии выполнять те задачи, за которые несет ответственность.

ПРОГНОЗИРОВАНИЕ — метод планирования, в котором предсказание будущего опирается на накопленный опыт и текущие предположения относительно будущего.

ПРОЦЕСС ОБМЕНА ИНФОРМАЦИЕЙ — обмен информацией между двумя или большим числом людей.

ПРОЦЕСС УПРАВЛЕНИЯ — общий объем непрерывных взаимосвязанных действий или функций в рамках организации.

РАБОЧАЯ ГРУППА — группа, состоящая из лиц, работающих вместе.

РАЗВИТИЕ ОРГАНИЗАЦИИ — долгосрочная программа усовершенствования возможностей организации решать различные проблемы и способностей к обновлению, в особенности путем повышения эффективности управления культурой организации. При этом активно используются теоретические и технологические новинки, достижения прикладных наук о поведении, в т.ч. и теории операций.

РАЗУМНАЯ ВЕРА — влияние, основанное на вере исполнителя в то, что оказывающий влияние имеет соответствующий опыт. Знания руководителя принимаются на веру.

РАСШИРЕНИЕ ОБЪЕМА РАБОТЫ — реорганизация труда с расширением объема выполняемых работ.

РАЦИОНАЛЬНОЕ РЕШЕНИЕ — выбор, подкрепленный результатами объективного анализа. Рациональное решение в отличие от основанного на суждении не зависит от опыта, накопленного в прошлом.

РЕКВИЗИТ ДОКУМЕНТА – обязательный элемент оформления официального документа.

РЕЗОЛЮЦИЯ ДОКУМЕНТА – реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение.

РЕЗЕРВ ВРЕМЕНИ — разница между самым ранним возможным временем завершения проекта и самым поздним допустимым временем его завершения. Резерв времени дает свободу при планировании выполнения тех событий, которые не лежат на критическом пути.

РЕШЕНИЕ — выбор альтернативы.

РИСК — уровень неопределенности в предсказании результата.

РУКОВОДИТЕЛЬ ВЫСШЕГО ЗВЕНА — руководитель, отвечающий за решения для организации в целом или для значительной части этой организации.

РУКОВОДСТВО ОРГАНИЗАЦИИ — способность оказывать влияние на отдельных лиц и на группы, побуждая их работать на достижение целей организации.

СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ - информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), управление документами и доступ к ним.

СООТНОШЕНИЕ ЦЕЛЕЙ И СРЕДСТВ — модель руководства, согласно которой руководители должны реализовывать тот тип руководства, который наиболее подходит для данной ситуации.

СОЦИАЛЬНАЯ АДАПТАЦИЯ В ОРГАНИЗАЦИИ — процесс знакомства новых работников с правилами, практикой и культурой организации в ходе официальной подготовки и неофициального общения.

СОЦИАЛЬНАЯ ОТВЕТСТВЕННОСТЬ — действия организации, предпринимаемые во благо общества добровольно, а не по требованию закона.

СТИЛЬ РУКОВОДСТВА — обобщенные виды поведения руководителя в отношениях с подчиненными в процессе достижения поставленных целей (автократический, демократический).

СТРАТЕГИЧЕСКОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ — набор действий и решений, предпринятых руководством, которые ведут к разработке конкретных стратегий, предназначенных для того, чтобы помочь организации достичь своих целей.

ТЕКУЩИЙ КОНТРОЛЬ — этап процедуры контроля, осуществляемый непосредственно в ходе проведения работ.

ТЕОРИЯ ОЖИДАНИЯ — концепция, согласно которой наличие у человека активных потребностей не является единственным и достаточным условием мотивации его поведения на достижение какой-либо цели. Человек должен ожидать при этом, что его действия обязательно приведут к достижению этой цели.

УБЕЖДЕНИЕ — приемы эффективного сообщения точки зрения одного человека другим.

УГЛУБЛЕНИЕ РАБОТЫ — реорганизация труда с углублением содержания выполняемых работ.

УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИИ (УСД) – система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАМИ - совокупность планомерных и эффективных действий по созданию, использованию, хранению и уничтожению документов в организациях с целью доказательства проведения деловых (управленческих) операций.

ФОРМАЛЬНАЯ ГРУППА — группа, специально сформированная руководством посредством организационного процесса. Ее целью обычно является выполнение какого-либо конкретного задания.

ХАРИЗМА — влияние, основанное на свойствах личности руководителя или его способности привлекать сторонников.

ЦЕЛИ — в организации — это конкретные конечные состояния или искомые результаты, которых хотела бы добиться группа, работая вместе. формальные организации определяют цели через процесс планирования.

ЭТИЧЕСКИЕ НОРМЫ — система общих ценностей и правил этики, соблюдение которых организация требует от своих сотрудников.

ЮРИДИЧЕСКОЕ ЛИЦО – учреждение, предприятие или организация, выступающие в качестве самостоятельного носителя гражданских прав и обязанностей.