3.2. Нормативно-методическое обеспечение службы управления персоналом

 

Нормативно-методическое обеспечение службы управления персоналом представляет собой совокупность документов организационного, организационно-методического, организационно-распорядительного, технического, нормативно-технического, технико-экономического и экономического характера, а также нормативно-справочные материалы, устанавливающие нормы, правила, требования, характеристики, методы и другие данные, используемые при решении задач организации труда и управления персоналом и утвержденные в установленном порядке соответствующим компетентным органом или руководством организации.

Нормативно-методическое обеспечение службы управления персоналом состоит в организации разработки и применении нормативно-методических документов, а также введении совокупности норм и правил в систему управления персоналом. Основополагающими организационными документами для организаций являются Устав и Учредительный договор. Далее важным организационно-распорядительным документом в области управления человеческими ресурсами являются Правила внутреннего трудового распорядка.

Типовая структура Правил внутреннего трудового распорядка содержит следующие разделы:

1. Общие положения: право на труд, определение дисциплины, цели правил, применение правил.

2. Порядок приема и увольнения рабочих и служащих: документы, обязанности администрации при приеме, трудовые книжки, прекращение трудового договора.

3. Основные обязанности рабочих и служащих: работать добросовестно, соблюдать дисциплину, повышать производительность труда, улучшать качество работы, соблюдать требования по охране труда и технике безопасности, устранять причины, мешающие работе, содержать рабочее место в чистоте, беречь имущество, вести себя достойно.

4. Основные обязанности администрации: правильно организовать труд, создавать условия для роста производительности труда, развивать формы стимулирования труда, планировать труд и обеспечивать выполнение поставленных задач, совершенствовать организацию оплаты труда, обеспечивать дисциплину, соблюдать трудовое законодательство, осуществлять профилактику травматизма, контролировать знание работниками инструкций по охране труда, развивать соревнование (как состязательность), внедрять изобретения, обеспечивать повышение квалификации работников, создавать условия коллективу для нормальной работы, внимательно относиться к нуждам работников.

5. Рабочее время и его использование: начало и окончание работы, перерывы для отдыха и питания, учет рабочего времени, сверхурочные работы, запрещенная деятельность в рабочее время.

6. Поощрения за успехи в работе: виды поощрений, процедура применения мер поощрения, поощрения за особые заслуги, меры поощрения, применяемые трудовым коллективом.

7. Ответственность за нарушение трудовой дисциплины: определение нарушения, виды взысканий, взыскание за прогул, процедура применения взыскания, дисциплинарная власть трудового коллектива.

Сейчас администрация ряда организаций включает в правила внутреннего трудового распорядка также разделы о коммерческой тайне, о страховании работников.

Следующим значимым документом является коллективный договор, соглашение, заключаемое трудовым коллективом и администрацией по урегулированию их взаимоотношений в процессе производственно-хозяйственной деятельности, который заключается на срок от 1 года до 3 лет.

Ниже мы систематизировали положения, включаемые в коллективный договор:

1. Форма, система, размер оплаты труда, денежного вознаграждения, пособия, компенсации, доплаты.

2. Механизм регулирования оплаты труда исходя из роста цен, уровня инфляции, выполнения производственных показателей.

3. Занятость, переобучение, условия высвобождения.

4. Определение рабочего времени и времени отдыха.

5. Улучшение условий и охраны труда работников, в том числе женщин, молодежи.

6. Добровольное и обязательное медицинское и социальное страхование.

7. Соблюдение интересов работников при приватизации предприятия, ведомственного жилья.

8. Экономическая безопасность, охрана здоровья работников на производстве.

9. Льготы для работников, совмещающих работу с учебой.

10. Контроль за выполнением конструкторской документации, порядок внесения в него изменений, дополнений, ответственность сторон, социальное партнерство.

11. Отказ от забастовок по условиям, включенным в договор, при своевременном и полном их выполнении.

Прочие указанные ниже документы организационно-методического и методического характера регламентируют выполнение функций по управлению персоналом:

1. Положение по формированию кадрового резерва в организации.

2. Положение по организации адаптации работников.

3. Положение по урегулированию взаимоотношений в коллективе.

4. Положение по оплате и стимулированию труда.

5. Инструкции по соблюдению правил техники безопасности.

Важнейшими внутренними организационно-регламентирующими документами являются положение о подразделении и должностная инструкция.

Личностная спецификация вытекает непосредственно из описания должности и представляет набор требований, которые должность должна предъявлять к работнику:

- основные требуемые качества, без которых работа не сможет осуществляться на установленном уровне;

- желаемые качества - преимущество должно отдаваться кандидатам, обладающим ими, при условии наличия необходимых качеств;

- противопоказания - качества, автоматически исключающие кандидатов, хотя и подходящие по другим параметрам [1].

Должностные инструкции являются важнейшим организационно-распорядительным документом в системе менеджмента организации и системы управления персоналом, на основе которых строится распределение обязанностей в структурных подразделениях, эффективное их использование для достижения целей организации.

Основной смысл должностных инструкций заключается в придании большей прозрачности трудовому процессу. Должностные инструкции должны описывать прямые обязанности специалиста, сферу его компетентности и ответственности, критерии оценки эффективности его работы, управленческую структуру, имеющую отношение к специалисту. И если все это в них отражено и, более того, соответствует действительности, то компания получает в руки отличный инструмент управления персоналом, значительно облегчающий решение таких центральных проблем, как, например, адаптация и мотивация персонала.

Основная задача должностной инструкции - облегчение адаптации нового сотрудника. Если в инструкции четко прописано, что должен сотрудник делать, в каких пределах и за что отвечать, кто его начальник и на что он имеет право, а на что нет - процесс адаптации пойдет значительно легче. Должностные инструкции могут включать в себя пошаговое описание обязанностей сотрудника. Это играет важную роль, во-первых, на этапе подбора нового сотрудника, когда должностная инструкция дает ему возможность заранее точно узнать, что от него потребуется, и принять более взвешенное и ответственное решение.

Кроме того, и специалист по подбору, ознакомившись с инструкцией, сможет организовать работу с кандидатами более эффективно. Во-вторых, пошаговое описание должностных обязанностей дает большие возможности как контроля за работой сотрудника, так и его собственного самоконтроля. В случае каких-либо неудач всегда имеется возможность, опираясь на должностные инструкции, вычленить наиболее проблемный участок и скорректировать его. И, в-третьих, подробные должностные инструкции выполняют своеобразные образовательные функции, задают стандарты и технологии выполнения поставленных задач.

Еще одна задача должностных инструкций - предоставление сотруднику возможности самоуправления и самоконтроля своей деятельности. Если инструкция детально описывает должностные обязанности, ожидаемые результаты и критерии оценки эффективности работы, на которые будет ориентироваться непосредственный руководитель, у работника появляется дополнительная возможность оценивания своей деятельности, что в значительной мере облегчит руководителю применение разнообразных взысканий и поощрений. Так же этим облегчается и процесс внесения корректив в процесс работы.

Однако для того чтобы должностные инструкции могли эффективно выполнять стоящие перед ними задачи, реальность, отраженная в них, должна полностью соответствовать действительности. Как государству необходимы четкие правильные законы и механизмы их реализации, так и компании требуются четкие формализованные описания должностных обязанностей сотрудников и средства обеспечения этих обязанностей.

Основные принципы составления должностных инструкций:

1. Положения должностных инструкций должны быть сформулированы максимально конкретно.

2. Разделы инструкций должны максимально соответствовать реально осуществляемой работником деятельности, не противоречить друг другу, не дублировать, но дополнять друг друга.

Подробная должностная инструкция должна содержать следующие разделы:

а) общие положения;

б) требования к квалификации (уровень образования, знаний, умений, навыков, соответствующих названной должности);

в) должностные обязанности (подробное и пошаговое описание всего того, что специалист должен делать);

г) критерии успешности исполнения трудовых обязанностей;

д) права специалиста (например, своевременное получение зарплаты, использование ресурсов компании для исполнения должностных обязанностей, получение требуемой информации);

е) ответственность специалиста.


[1] Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих. М.: ИНФРА-М, 2013., с 96.