4.2. Нормативно-правовые и локальные
акты, регулирующие вопросы кадрового делопроизводства
В своей работе специалисты по кадрам используют
два вида документов:
- нормативно-правовые
акты, регулирующие порядок оформления документов по личному составу;
- локальные нормативные
акты, регулирующие порядок оформления документов по личному составу.
Нормативно-методическая
база кадрового делопроизводства — это совокупность
законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих
технологию создания документов и использования в текущей деятельности отдела
управления персоналом.
Нормативно-методическую
базу составляют:
- законодательные акты
РФ в сфере информации и документации;
- указы и распоряжения
Президента РФ, постановления Правительства РФ;
- нормативные правовые
акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб,
агентств и т. д.), регламентирующие вопросы документационного обеспечения.
- государственные
стандарты на документы;
- общероссийские
классификаторы, технико-экономической и социальной информации;
- унифицированные
системы документации;
- нормативные правовые
акты, а также методические документы по кадровому документообороту, издаваемые
руководством предприятия.
Документационное
обеспечение управления персоналом предприятия организуется в соответствии с:
- Конституцией
Российской Федерации;
- законодательством
Российской Федерации;
- нормативно-правовыми
актами Президента Российской Федерации;
- нормативно-правовыми
актами Правительства Российской Федерации;
-
организационно-распорядительными и организационно методическими документами
федеральных органов исполнительной власти (в частности, Министерства труда и социального развития РФ, Государственного
комитета РФ по статистике, Государственного комитета Российской Федерации по
стандартизации и метрологии, Федеральной архивной службы РФ);
- локальными актами
предприятия.
Специалисты по кадрам
свою работу строят на основе соблюдения действующего законодательства о труде.
При оформлении документов по личному составу они используют следующие
нормативные акты:
- Федеральный закон «Об
архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ, [1] который закрепляет
такие понятия, как архивное дело, архивный документ,
документ по личному составу и другие.
- Основные требования к
оформлению организационно-распорядительных документов изложены в ГОСТ Р 6.30 –
2003.[2]
Стандарт распространяется на
организационно-распорядительные документы, относящиеся к унифицированной
системе организационно-распорядительной документации (УСОРД) – постановления,
распоряжения, приказы, решения и другие,
включенные в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД),
используемые в организациях, независимо от их формы собственности и
организационно-правовой формы.
Общие требования к
документам и службам документационного обеспечения управления изложены в
Основных положениях Государственной системы документационного обеспечения
управления (ГСДОУ).[3] Основная цель ГСДОУ —
упорядочение документооборота организаций, сокращение количества и повышение
качества документов, создание наиболее благоприятных условий для применения
технических средств и современных технологий сбора, обработки, использования и
хранения информации, совершенствование работы аппарата управления.
Важным шагом совершенствования документационного
обеспечения было создание унифицированных форм документов для кадрового делопроизводства.[4] Создание табеля унифицированных форм
документов позволяет исключить
применение в организации видов и разновидностей документов, несоответствующих
ее организационно-правовой форме или направлению деятельности.
Нормативные
акты, регулирующие ведение трудовых книжек
В статье 66 Трудового
кодекса РФ сказано, что трудовая книжка является основным документом,
подтверждающим трудовую деятельность и стаж работника. Трудовая книжка и
вкладыш в трудовую книжку имеют унифицированную форму, которые в обязательном
порядке ведутся во всех организациях не зависимо от формы их собственности.[5]
«Инструкцию о порядке
ведения трудовых книжек на предприятии, учреждениях и организациях» 1974 года
заменили два документа:
- «Правила ведения и
хранения трудовых книжек, изготовления бланков
трудовых книжек и обеспечения ими работодателей», утвержденные Постановлением
Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, которое утвердило форму трудовой книжки и
вкладыша в трудовую книжку;
- «Инструкция по
заполнению трудовых книжек».[6]
Нормативные
акты, регулирующие порядок и сроки хранения документов
Сохранность документов
обеспечивается за счет соблюдения порядка и сроков хранения, которые
регулируются приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.10.2010
№ 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих документов, образующихся
в процессе деятельности государственных
органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков
хранения».
Перечень является нормативным
актом на основании, которого осуществляется хранение документов, формирование
их в дела, подготовка номенклатуры дел. Он включает в себя выполнение
однотипных управленческих функций и распространяется на организации, всех
организационно-правовых форм. Сроки
хранения могут изменяться в сторону их увеличения, если это предусматривается
уставом и внутренними нормативными актами.
Для организации и
проведения экспертизы ценности документов, их отбора для дальнейшего хранения
или уничтожения создается экспертная комиссия. Ее решения вступают в силу после
их утверждения руководителем организации. Положение определяет основные
документы, которые рассматривает и разрабатывает экспертная комиссия для
проведения экспертизы ценности документов.
Срок хранения документов
исчисляется с 1 января года, следующего за годом, когда документ оформлен.
[1] Федеральный
закон «Об архивном деле» от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ
[2] ГОСТ Р 6.30 – 2003[2], утвержденный Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 03.03.2003 № 65-ст.
[3] Государственная
система документационного обеспечения управления (ГСДОУ)[3],
одобрена коллегией Главархива СССР 27.04.1998 г. (приказ Главархива СССР от
25.05.1998 № 33)
[4] Постановлением
Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной
и учетной документации по учету труда и его оплаты»
[5]
Постановление Правительства РФ № 225 «О трудовых книжках» от 16.04.2003.
[6] Постановление Минтруда России от 10.10.2003 № 69