4.3.
Оформление отдельных видов управленческих документов
Все документы организации можно классифицировать на:
- организационные;
- распорядительные;
- справочно-информационные;
- по личному
составу;
- бухгалтерского
учета и отчетности.
Организационные документы (организационно-правовые) – необходимы для того, чтобы создать
организацию, установить ее структуру, определить штат, численность и состав
работников по должностям, определить функции структурных подразделений,
установить режим работы, осуществить организацию труда и распределение
обязанностей между работниками, определить порядок реорганизации и ликвидации
предприятия.
К
организационным документам относятся:
- учредительный
договор;
- устав
организации;
- положение об
организации;
- положения о
структурных подразделениях организации;
- регламенты
работы;
- правила
внутреннего трудового распорядка;
- структура и
штатная численность;
- штатное
расписание;
- инструкции
по определенным направлениям деятельности;
- должностные инструкции работников.
Часть из них
составляет комплект учредительных документов предприятия, в который входят:
- заявление в
регистрационную палату;
- протокол
собрания учредителей;
- учредительный
договор;
- устав
предприятия;
- свидетельства
о регистрации предприятия в регистрационной палате, налоговой инспекции,
государственном реестре, пенсионном фонде и т.п.
Другой
комплекс документов разрабатывается на предприятии и утверждается
руководителем. К нему относятся:
- структура
предприятия;
- штатное
расписание;
- положения о
структурных подразделениях;
- внутренний
распорядок на предприятии;
- должностные инструкции сотрудников;
- инструкции
о ведении делопроизводства.
Документы
бухгалтерского учета и отчетности, документы планирования, финансирования
относятся к категории организационных документов.
Распорядительные документы (РД) – разновидность организационных документов,
которые необходимы для того, чтобы регулировать деятельность, с помощью которых
осуществляется реализация функций и задач, поставленных перед организацией.
К
распорядительным документам относятся:
- постановления;
- решения;
- приказы;
- распоряжения;
- указания.
Протокол
собрания также является распорядительным документом, если в нем указываются
конкретным лицам с указанием сроков исполнения.
В
организационно-распорядительных документах фиксируются решения административных
и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия
деятельности органов власти, учреждений, предприятий, их подразделений и
должностных лиц.
Справочно - информационные документы
(СИД) содержат
справочно-аналитическую информацию о состоянии дел. Они не содержат
предписаний, как распорядительные документы. СИД выступают в качестве основания
для принятия управленческих решений.
К СИД
относятся: служебное письмо, телеграммы, факсограммы, телефонограммы,
протоколы, докладные служебные и объяснительные записки, справки, заявления,
предложения, жалобы, сводки, заключения, отзывы.
Документы по личному составу предприятия
(Л/С) – документы, создаваемые
при оформлении приема, увольнения, перемещения сотрудников, предоставления
отпуска, поощрения.
Кадровые
документы необходимы для осуществления гражданами права на труд, образование,
пенсионное обеспечение. К ним относятся: личное заявление, приказ о приеме на
работу, характеристика, трудовой договор, приказ об увольнении, личная карточка
(форма № Т-2), трудовые книжки, командировочные удостоверения, приказ о
предоставлении отпуска и другие документы, объединяемые в личные дела
работников.
К документам
личного происхождения относят: заявление, резюме, автобиография, расписки,
личные доверенности.
Заявление – документ, адресованный должностному лицу и
содержащий какую либо просьбу заявителя.
Резюме – документ, предоставляемый составителем при
устройстве на работу в коммерческую структуру и содержащий биографические
сведения.
Автобиография – документ, в произвольной форме описывающий этапы
жизни и трудоустройства работника.
Расписка – документ, подтверждающий получение ее
составителем каких-либо материальных ценностей.
Личная доверенность – документ, свидетельствующий о праве доверенного
лица совершать определенные действия от лица доверителя.
Дошкольное образовательное учреждение действует на основании
устава, утвержденного в порядке, установленном законодательством Российской
Федерации.
Устав – свод правил,
регистрирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их
взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в
определенной сфере государственной или хозяйственной деятельности.
В статье
25 Федерального закона «Об образовании в Российской Федерации» № 273-ФЗ «Устав образовательной организации», отмечается:
«В уставе образовательной организации должна содержаться наряду с
информацией, предусмотренной законодательством Российской Федерации, следующая
информация:
1) тип образовательной организации;
2) учредитель или учредители образовательной организации;
3) виды реализуемых образовательных программ с указанием уровня
образования и (или) направленности;
4) структура и компетенция органов управления образовательной
организацией, порядок их формирования и сроки полномочий.
В образовательной организации должны быть созданы условия для
ознакомления всех работников, обучающихся, родителей (законных представителей)
несовершеннолетних обучающихся с ее уставом [1].
Положение – нормативный акт,
устанавливающий порядок образования, структуру, функции, компетенцию,
обязанности и организацию работы предприятия или организации.
Инструкция - правовой акт, издаваемый органом
государственного управления в целях установления правил, регулирующих
организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные
специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий,
должностных лиц и граждан.
В оформлении уставов должны присутствовать следующие реквизиты:
наименование министерства, наименование организации, вид документа,
регистрационный номер, дата, место издания, гриф утверждения.
Трудовой договор – документ,
представляющий собой соглашение сторон об установлении и регулировании
каких-либо отношений.
В договоре отражаются права и обязанности сторон, санкции к каждой
из сторон за невыполнение обязательств, соответствие подписей, печатей, дат,
юридических адресов.
Составными частями договора являются: название вида и заголовок
документа, дата, номер и место составления, наименования сторон, предмет
договора, условия и сроки оплаты, ответственность сторон, порядок разрешения
споров, юридические адреса сторон, подписи должностных лиц, печати фирм,
предприятий и организаций.
Приказ – наиболее
распространенный правовой акт, издаваемый руководителем учреждения, действующим
на основе принципа единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных
задач, стоящих перед данным учреждением.
Распоряжение – распорядительный
документ, издаваемый руководителем коллегиального органа для решения
оперативных вопросов.
Решение – распорядительный
документ является правовым актом, принимаемым коллегией министерства или
ведомства, научным советом и т.д.
Указание – распорядительный
документ, издаваемый министерствами, ведомствами, организациями преимущественно
по вопросам информационно-методического характера, а также вопросам, связанным
с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов.
К
информационно-справочным документам (ИСД) относятся справки докладные и объяснительные записки, сводки, обзоры,
акты, письма, телеграммы и т.д.
Справка – документ, содержащий
описание и подтверждение тех или иных фактов и событий. Справки бывают двух
видов: с информацией о фактах и событиях служебного характера и выдаваемые
заинтересованным гражданам и учреждениям для удостоверения того или иного
юридического факта.
Справки бывают двух разновидностей: внутренние и внешние.
Существуют следующие виды справок: справки о подтверждении места учебы и
работы, о занимаемой должности, заработной плате, месте проживания и т.д. В
справках указывают следующие реквизиты: место предоставления, дата подписания,
печать и др.
Докладная записка – документ, адресованный
руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о
сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, а
также содержащий выводы и предложения составителя.
В докладной записке должны быть представлены факты и события и
сделаны выводы и предложения. По содержанию докладные записки подразделяются:
инициативные (принятие определенного решения адресатом), информационные
(информация о методах выполнения работы), отчетные (завершение работы,
выполнение указаний).
Текст докладной записки делится на две части. В первой,
констатирующей (описательной), излагаются имевшие место факты или описывается
ситуация, во второй излагаются предложения, просьбы. Докладными записками
информируют руководителя организации о ходе работ. Тексту докладной записки
предшествует заголовок, начинающийся с предлогов «о», «об». Датой докладной
записки считается дата ее подписания; срок хранения докладных записок по основным
вопросам деятельности составляет пять лет.
Объяснительная записка – это документ,
поясняющий содержание отдельных положений основного документа или объясняющий
причины какого-либо события, факта, поступка.
Протокол – документ, фиксирующий
ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях,
заседаниях. Протоколы бывают краткие, полные и стенографические. Реквизитами
протокола являются вид документа, дата, номер и заголовок. Текст протокола
включает вводную и основную части. К протоколу составляется выписка. Выписка из
протокола – это копия части текста подлинного протокола.
Акт – документ, составленный
несколькими лицами и подтверждающий факты, события и действия. Акты бывают
следующих разновидностей: приема работ, приема-передачи документов, списания
материалов, коммерческий акт и др.
В вводной и основной частях
акта указываются – основание, цели, задачи, сроки, результаты, выводы,
заключения. Текст акта включает три части: введение, констатирующую часть и
выводы.
Документы, создаваемые при оформлении приема, увольнения и
перемещения сотрудников, предоставления отпуска, поощрения, составляют группу
документов по личному составу.
К документам по личному составу относят: приказы по личному
составу, заявления, характеристики, трудовые книжки, личные карточки, а также
все документы, входящие в личное дело
(характеристика, автобиография, заявление и др.).
Заявление – письменная просьба о
зачислении на предприятие, в организацию, учреждение, с указанием профессии,
квалификации, специальности и должности заявителя.
Заявление составляется в произвольной форме, пишется от руки. В
заявлении о приеме на работу указывают следующие реквизиты: адресат (кому
адресуется заявление), заявитель, место проживания заявителя, наименование вида
документа (заявление), текст, подпись, дата составления.
Приказами по личному
составу
оформляются прием на работу, увольнение, предоставление отпусков и перевод
сотрудников предприятия.
Приказы по л/с оформляют на общих бланках.
В заголовке к тексту указывается: «О приеме на работу», «О переводе на другую
работу» и т.п.
Сроки хранения приказов по л/с - 75 лет.
Кроме приказов по л/с, издаются приказы по кадровой работе (о
поощрениях, взысканиях, отпусках).